Wer die Steuererklärung elektronisch abgibt, muss ein Zertifikat beantragen

Die Plattform zur Elektronischen Steuererklärung (ELSTER) machte zuletzt Schlagzeilen, weil sie dem hohen Nutzeransturm zur neuen Grundsteuererklärung nicht gewachsen war. Das rein technische Problem hat keine Auswirkungen auf die Datensicherheit.

Steuerdaten sind äußerst sensiblen Daten. Bei der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt müssen sie deshalb besonders geschützt werden. Deshalb werden sie mit dem ELSTER-Zertifikat verschlüsselt. Das Zertifikat ersetzt sozusagen die Unterschrift. Beide sind einzigartig und ermöglichen es eindeutig festzustellen, von wem die eingereichten Daten stammen.

Wozu Zertifikate?

Digitale Zertifikate sind wie ein Ausweis. Sie ermöglichen es, den Inhaber bei der Kommunikation eindeutig zu identifizieren. Herausgegeben werden sie von speziellen Zertifizierungsstellen, die (wie ein Notar oder das Bürgerbüro) Vertrauen genießen.
Zertifikate kommen im Alltag an vielen Stellen zum Einsatz, ohne, dass wir uns dessen bewusst sind. Beim Online-Banking, beim Zahlen mit ec-Karte an der Supermarktkasse oder bei der Übertragung von Daten von der Smartwatch auf das Mobiltelefon.

Kleine Hürde zu Beginn

Möchten Sie nun Ihre Steuerdaten zum ersten Mal elektronisch übertragen, müssen Sie etwas Zeit einplanen. Das dazu notwendige ELSTER-Zertifikat zu beantragen, kann bis zu 14 Tage Zeit in Anspruch nehmen. Der erste Schritt ist die Wahl der richtigen Zertifikats-Variante. Für Privatanwender ist in der Regel das kostenlose Basis-Zertifikat ausreichend sicher. Für Unternehmen und Steuerberater gibt es kostenpflichtige Varianten mit höheren Sicherheitsstufen.

So gehen Sie vor

Das offizielle Portal der Finanzämter finden Sie auf elster.de. Dort erstellen Sie ein Benutzerkonto und wählen das Login mit Zertifikatsdatei. Zur Registrierung geben Sie über das Online-Formular Ihre persönlichen Daten, Ihre Steuernummer oder -ID sowie das zuständige Finanzamt an. Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einer Aktivierungs-ID. Der Aktivierungs-Code wird Ihnen zeitversetzt per Post zugeschickt. Mit diesen Informationen erstellen Ihr Zertifikat und speichern es auf Ihrem Computer. Anschließend loggen Sie sich bei „Mein ELSTER“ ein und legen ein eigenes Passwort fest.

Wichtig: Zugangsdaten und Passwort sicher speichern

Über dieses Passwort und die Zertifikatsdatei können Sie sich nun drei Jahre lang authentifizieren.
Legen Sie Aktivierungs-ID, -Code und Passwort an einem sicheren Ort ab. Ohne Passwort können Sie das Zertifikat nicht nutzen und müssen sich neu registrieren. Merken Sie sich auch den Speicherort des Zertifikats auf Ihrem Computer. Zusätzlich können Sie das Zertifikat auf einem externen Datenträger (z.B. einem Speicherstick) speichern.

Besonders sicher und bequem ist die Verwendung eines Passwort-Managers. Er kann sichere Passwörter generieren und speichert die Zugangsdaten für alle Ihre Benutzerkonten. Sie müssen sich also nur noch das Passwort zum Manager merken.

Wenn Sie einen neuen Personalausweis besitzen, können sie statt der Login-sich auch damit anmelden. Damit entfällt die postalische Zusendung des Codes, Sie benötigen aber die kostenlose AusweisApp2.

Ab diesem Zeitpunkt können Sie Ihre Steuererklärung papierlos und mit Zertifikat verschlüsselt versenden.

Etwa drei Monate vor Ablauf des Zertifikats nach drei Jahren werden Sie per E-Mail daran erinnert, es zu verlängern.

Elster-Zertifikat verlängern

Ihr Elster-Zertifikat können Sie nur verlängern, solange es noch nicht abgelaufen ist. Sonst müssen Sie es neu beantragen und Bearbeitungs- sowie Postlaufzeiten berücksichtigen.

Zur Verlängerung gehen Sie folgendermaßen vor:

Loggen Sie sich mit Ihren alten Zertifikatsdaten in Ihr Elster-Benutzerkonto ein. Daraufhin wird angezeigt, dass Ihr Zertifikat bald abläuft. Klicken Sie „Jetzt verlängern“ an, laden Sie das alte Zertifikat hoch und bestätigen Sie es mit Ihrer PIN. Nun können Sie einen Namen für das neue Zertifikat und ein Passwort festlegen. Danach laden Sie sich das verlängerte Zertifikat herunter. Merken Sie sich wieder den Speicherort und das neue Passwort.

Um das Zertifikat zu aktivieren, loggen Sie sich erneut in das Portal ein, wählen das neue Zertifikat und bestätigen es per PIN. Wird nn in der Übersicht der neue Zertifikatsname aufgeführt, haben Sie es erfolgreich verlängert.

Ihr altes Zertifikat können Sie anschließend vom Rechner löschen, denn es ist nicht mehr gültig.

Unternehmen, die viele Zertifikate einsetzen, verwenden ein Zertifikatsmanagement-Tool wie unseren essendi xc. Er schützt nicht nur vor dem unbemerkten Ablauf von Zertifikaten, sondern ermöglicht, sie effektiv zu überwachen und automatisch zu verlängern. xc übernimmt auch die Ausbringung der neuen Zertifikate in die Zielsysteme.